2015年7月20日

【整理】ONLY主辦的經驗分享:撰寫企劃書(1)

本篇繼續來談上一篇最後丟出的企劃書。



上圖裡分為活動主體、財務跟時程三大部分,但就思考事情的邏輯來看,三大部分全都可以包含在活動企劃書中,會這樣分成三部份只是因為當初我寫活動企劃書本文會是WORD檔,而財務與時程我都用EXCEL做而已。當然,整場活動會用到的文件遠遠超過上圖所述,有機會再來討論其他的細部文件。




整份企劃中,雖然有不同主題包含一般入場、社團入場、特別企劃等等,但針對每份主題都應該要寫出:
(1)實際執行流程
(2)網站文案
(3)場刊文案(若需要)

範例:



大致上,把寫了實際執行流程的主企劃書當作索引文件,應當要能在裡面找到最正確且最即時的資訊,其他的文案可以另外存在其他文件檔中。

但經過兩次的經驗後,我認為能確保自己隨時可以找到要用的文件非常重要,所以我也比較建議把大部分的資料都存在同一個檔案裡就好(或乾脆使用Evernote管理)。在最近的一次ONLY裡,我是分成了三種文件,包含主企劃文件、網站文案、場刊文案,但有一個滿大的缺點,就是假設當中一項資料(比方說活動時間)要變更,就三份文件都要更改,到後期就需要時間來核對三份文件是否一致,有點困擾,目前也還沒想到更好的管理方式……


另外一點可以注意到的是,在實際執行流程中沒有故事(行銷)文案。


這是因為在活動當中我是以活動順暢進行為最先考量,設計活動的執行方式,最後才把文案加上去的關係。故事文案可以為活動增加光彩,確實也相當重要,但整個活動設計中,應該最先考慮的是活動怎麼執行的具體執行方法,尤其是這類涉及印刷出版、場內人員與動線配置、整體流程的特別子活動,更應該要留意各方面的細節。


在寫企劃書設計場內流程的時候,如果不知從何下手,有一個小撇步是設身處地假設「如果我是XX我會怎麼做」。

很多時候我會在腦中進行類似這樣的情境模擬:

如果我是社團,我會在規定時間內(☆1)到門口,拿出社團入場證(☆2)入場,STAFF會幫忙我確認身分(☆3),到了位子上如果有椅子(☆4)我就不用再去另外領椅,如果我要加椅就照著一開始的公告(☆5)去找大會總部。

以上要注意的點包含:

  • ☆1 時間內到門口→事先公告社團入場時間
  • ☆2 拿出社團入場證→要確認社團可以提前收到入場證,並事先提醒社團出示社入證,若有意外導致社團沒拿到,須有備案
  • ☆3 確認身分→當日要提供表格讓STAFF核對資料,且讓STAFF大致知曉社團入場處應注意之事項(提醒是否加購等等)
  • ☆4 如果有椅子→是否要先幫社團拉好椅子?如果要,我要怎樣才能有效率地拉椅?
  • ☆5 加椅就照著一開始的公告→事先公告社團加椅方法

接著就可以針對當日社團入場的部分,把上述五點的注意事項列出來了。當然,在考慮社團參加的部分,不會只考慮這麼多,也要把前期的社團報名、繳交攤位圖一併考量進去,所以也會用「如果我是社團,我會在報名時要填寫……」和「如果我是社團,我在規定期間內繳交攤位圖時我想在官網看到規格……」的思考方式,來訂定規則和出文案。

接下來的是隨著計劃書的每一個主題,隨意講講一些個人的心得。



[第一部份:基本企劃]


會把以下四點當作基本企劃,是因為這些是最一開始就要決定好的事項,也是能最早公開的部份,後續除非重大事情發生,不宜隨變更動。
ONLY公告有一項非常重要的原則是,公開後的事項不要隨意更動;同理推論,也要小心發布的資訊是否正確以避免後續需要更正。

壹、活動主旨


要執行一項計畫就要設立目標,就像企業目標一樣,這也事關「我預期整場活動會是什麼樣子」,舉例來說,我設立的活動主旨就是:

藉由販售會的舉行交流米英眾的熱情與愛,目標:
(1)讓參與者有一次美好的場次體驗
(2)讓大家覺得「萌米英真好啊哈啊哈啊」
(3)來玩的人(大部分,大概八成)都能開心
(4)不虧本

之後活動就以上述的大方向去努力,就像從這些目標而發想的:
(1)我希望大家能玩得開心,所以我必須以參加者的角度來設想活動
(2)特定方向為米英ONLY,而不是以米英ONLY為名的英廚ONLY
(3)我也有自覺絕對無法讓所有的人滿意,所以我替自己訂的目標是80%滿意度
(4)我並不想在這場活動當中讓自己虧錢,所以我就必須控制預算

而如果想以特定主軸推出一系列活動,可以在這時候就明確決定主題,以方便後續印刷品與網站美術風格、文案統一。例如:


  • 2011年米英ONLY:標準色是藍白,交通工具運輸風
  • 2013年米英ONLY:標準色是綠橘白,英國下午茶會主題
  • 2015年米英ONLY:標準色是藍紅白,美國生日派對主題

(▲2013的標準色長這樣,圖片來源是seeds

§其他相關檔案:
└活動logo圖

 貳、活動時間


如同上一篇所述,社團新刊率對活動最為重要,所以為了提高社團出新刊的機率,建議避開寒暑假CWT大場前後兩週(大家都被榨乾了,怎麼會有辦法另外出新刊)。


關於常見的「辦在哪個時間你會願意來呢」的來場人數調查表單,因為我認為參考信度不高,我從來沒有做過。以個人觀念來看,辦活動就像是舉辦同學會一樣,會來的人就會來,不來的人就算他填了表單,他還是可能不來或是遇到不可抗力不來,既然如此,那不如一開始就不要開表單。但不開表單不代表不做評估,而是透過其他方式評估來場人數,例如,其他同類別作者評估可能的來場人數是多少?這部份多請教一下前輩或熱衷同類別的作者會比較妥當。

另外,在活動準備期的後半,我也會在這裡補上當天的時間表兩份,其中一份是對外公布的當日時程表,另一份則是對內的當日時程表。


參、舉辦地點


同上,現在北部的中小型ONLY熱門的場地,不外乎耕莘文教院、台北光圈、台北小巨蛋 星光廳、劍潭青年活動中心、郵政博物館10樓大禮堂,各有優缺,每個場地也有其規定與注意事項,不在此多加評論,我唯一的建議是最好在活動前實地場勘個幾次。

2017.10.23更新:耕莘文教院目前已不提供外借場地。

肆、組織分配


這部份應該是最難講的部份,因為通常不會公開也牽扯到人與人之間的溝通協調……但就跟大多數大家可能在職場上遇到的狀況,我的建議是:

1.明確劃分職責,並由其中的一人(主催)下最終決策
2.溝通盡量以mail進行且信件CC(副本)主要決策群,前者是因為這樣比較好找資料(sk跟line真的很難找舊資料),後者是因為可以減少複述的麻煩



其餘部份下回待續。

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