2015年7月22日

【整理】ONLY主辦的經驗分享:撰寫企劃書(2)


本篇依舊圍繞在這張圖的內容討論,跟基本企劃不同,企劃中第二、三部分會隨著活動準備進行而更動。




[第二部份]


伍、場地配置

簡單一句:觀察CWT。
CWT怎麼排就跟著這麼排:

1.大手攤位放角攤或邊攤
2.記得留下足夠的攤位後方空位給社團
3.如果有需要實體場地的特別企劃,則留意人潮是否會堵住場內動線。

不過很多場地不比台大體育館,如果有開放社團連攤的話,可能要注意是否會因為場地本身限制,所以無法讓社團連太長,需要設下最高連攤數限制。

陸、活動概要

在這一大主題,將ONLY下的子活動分為四大類型。這裡可能會需要列出非常多規則,活動準備過程裡,辛苦的協辦(負責排版)常問:到底為什麼規則會這麼多咧?
答:因為要先寫起來預備任何狀況。
作為大會主辦方,就算希望每個人都看過規則,也很難強制要求每個人都去遵守,但若一開始在制定規則上有所疏忽,主辦方難辭其咎。
所以上面這個問題更簡單的回答是:為了保護活動本身。

(一)社團販售活動
包含當日社團入場與新刊獎勵退款。

(二)網站+場內特殊企劃
這是活動中最有趣同時也是最難拿捏的一環。
如果有參加日本場次的經驗的話,應該知道日本多數ONLY是由專門公司舉辦,由於先天活動人數就較多,日本舉辦的ONLY不太會有特殊活動。而臺灣的ONLY為了將吸引更多的一般入場以及將人潮留下,通常會策畫特殊企劃,但場內特殊企劃涉及層面廣闊(宣傳、印刷、活動動線、人力配置等等),越早在活動前期準備好越佳(但可以把公開宣傳的時間往後拉)。
對於特殊企劃本身,建議以「一般參與者也能簡單參加流程」為原則發想、規模則是考量成本和人力配置量力而為。

§相關檔案:
└故事行銷文案:如果需要故事文案,就需要另外寫出一份文案。

(三)大會販售物
這部分相信也有更多的主辦大會有更好的想法。
我只想以過去的經驗提一下,如果商品有後續販售的可能,不建議販售商品上面出現年份。

(四)Cosplay相關
不可諱言Cosplay是整場活動最棘手的部分,如果礙於諸多考量,開放Cosplay有執行難度的話,不開放也是不錯的選擇。
這裡有兩大項目需要考量,其一,不是所有的場地都像台大體育館或花博爭豔館一樣,有足夠的廁所可當更衣室,如果場地廁所量不夠,需要另外設置更衣室(另外租用隔間、更衣帳等),也需增加處理人力。
其二為規則。配合前述場地限制,通常在規則比較多的場地建議採取登記制(開放事前或當日登記),且宣導規則,只是即便倡導要遵守規則,也並非所有的人都會乖乖遵守。
作為活動主催,我非常想相信遵守規則的coser很多,但一兩個不自律的coser(自行換衣後前來、阻擋於走道中間拍照)可能就會毀了整場活動,制定這方面規則時務必謹慎。


柒、出版品、週邊

廣義地包含各種入場、特別企劃的周邊,這部分同大會販售物,我一樣會在這裡統整所有印刷物需要的規格。

§相關檔案:
└通訊錄
因為聯絡的廠商與作者太多,我有設置通訊錄將所有需要對外聯絡的資料列管,欄位包含:
  • 類別(廠商/繪者)
  • 暱稱/聯絡人
  • E-MAIL
  • 網站
  • 負責項目
  • 地址
  • 收款帳戶
作者部分則是再多包含:
  • 邀稿信寄出/回覆狀況
  • 公佈用資料-負責項目
  • 公佈用資料-暱稱
  • 公佈用資料-網站 
  • 是否確認資料正確性
  • 匯出稿費
  • 收稿狀況 
這樣比較方便追蹤廠商與合作作者的連絡確認進度。

捌、Staff招募

(帶著感恩的心)擬定好招募時間,以及在活動前一~兩周左右寫好給Staff的工作手冊並mail給Staff,並事先告知報酬方式。Staff大多是靠公開招募而來,大多不會在活動前開會討論,所以事先準備工作手冊讓Staff看過,比較容易讓大家在當天進入狀況。

§相關檔案:
└通訊錄
└Staff班表
└Staff工作手冊:以工作內容為分類,參考整份企劃書編寫而成的當日須知。範例:




玖、社團招募

包含社團招募與繳交攤位圖。同樣可以參考CWT的做法。
§相關檔案:
└社團資料

拾、宣傳

宣傳部分最主要分為兩大類,網路宣傳和實體宣傳,實體宣傳最常見的為傳單,網路宣傳則簡單分為網站與社群網站(噗浪、FB)。
宣傳最主要的幾個原則:
  • 事項一旦公告不宜隨意更動
  • 統一公開資訊的管道(不要另外由主催個人或STAFF另外發布資訊以免混亂)
  • 若有要給特定對象(社團)的重要訊息,請以E-MAIL另外再通知一次
  • 社群網站諸如FB或Plurk適合發布即時訊息,但不適合統整資訊,統整後的資訊整理在活動網站上為佳
其他還有一些細節像是:
  • 在哪個時間帶發噗的觸及率最高?答:晚上八點到11點之間。
  • 為了多讓一個人點開資訊,噗浪要怎麼寫?答:文字輔以圖片。
  • 最近有聽聞使用FB的群眾逐漸增加,若想拉寬觸角,或許也可以多增加FB作為發布資訊的平台(但會增加人力負擔)。


[第三部份:外部文件]


含以下四大項,如同最前頭所述,這些都是整體企劃的一部分,不過礙於呈現軟體不同,會抓成外部連結。

拾壹、預算/支出 

預估收入支出表長這個樣子:

還記得前幾篇說的預估來場人數和預估社團數嗎?他們會在這裡派上用場。如果有一般場內訂價的概念(週邊成本*3倍賣、刊物成本*2~3倍賣),那這部份應該不會是太大的問題。
這張預估的支出表的用處在於控制每個活動項目的預算。

拾貳、時間表(甘特圖)


若不用EXCEL作圖,Google calender也可以作到。
這張表最大的功能在於提醒什麼時候要做什麼事情。

拾參、相關參考資料

我會把初期所有查到的資料連結都丟在這區,方便檢索。

拾肆、附件:邀稿信

彙整前述文件中記載的商品規格寫成的邀稿信,需要留意的事項與主催合本注意事項類似。



大概寫到這裡,就差不多完成了整場活動的構想,接下就是執行它了。

看,很簡單吧?
ね、簡単でしょう? 

……雖然很想這樣講,但辦ONLY絕對不簡單。尤其是後續的執行部份。

執行的時候會碰到非常多難以在短短幾千字內闡述完畢的事。

看完這幾篇文章,如果你今天願意主催ONLY,而且決定要自己完成這些事情,那麼你的勇氣、意志和愛絕對值得獲得鼓勵。
很多時候,實在很難掌握究竟留多少東西在手上才叫做負責,什麼時候又會因為太想事必躬親把自己累死反而事情做不好。
但如果你有夥伴的話,請試著相信你的夥伴吧。(少年JUMP風結尾)

最後,由於我之前舉辦的經驗多在於小型ONLY,這幾篇心得分享還有許多未竟之處,諸如:預購票販售、邀請海外社團、與贊助廠商合作等,無法提及,若有機會,還有勞各位先進補充。(公家風格結尾)

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