2015年7月17日

【整理】ONLY主辦的經驗分享:初期準備

網路上已經有很多經驗分享,但基於想透過共享知識、回饋社會順便錦上添花的想法,我還是想來聊聊怎麼辦一場ONLY(同人誌販售會),或是「我該從哪個地方著手舉辦活動」。

以下全部都是基於我過去主辦過三場小型ONLY(三場ONLY分別是2011年臺灣米英ONLY 特殊☆關係、2013年臺灣米英ONLY 特殊☆關係R、2015年臺灣米英ONLY 特殊☆關係 鐘聲響起,來場人數約500~400人)後,所整理的個人觀點,可能部分有些偏頗,但若它們往後能為可能舉辦活動的人帶來幫助,我會感到非常榮幸。這篇首先來聊一下主催的必備要件、初期評估項目、可以使用的工具



首先,作為統籌整場活動的重要角色,我們先來談談主辦需要具備的條件:

1.愛

這最為重要,因為愛可以用來支撐痛苦不堪時的精神。

2.經濟能力

依據過去經驗,一場活動若包含製作大會販售商品、場地費、稿費、雜支等等,結算後總成本約台幣10萬,主辦戶頭內至少須要有能夠運用的資金以支付上述款項,同時也請抱著虧本的心理準備(尤其不是辦熱門作品ONLY的時候)。

3.時間與體力

一場活動準備時間需要半年,若拉長宣傳期或是考量與繪者合作確認的時間,甚至可能會到一年左右,請確保這段期間內,主催能有時間處理各種事務。
我相信很多人認為活動最大的樂趣在於構想許多有趣的特別企劃(尤其是在臺灣,這幾乎是個人主催ONLY的必要項目,但這些對於主辦來說負擔挺大的),但其實花費最多時間的,會是伴隨活動增加而來,包含外部文件與內部文件的紙本作業以及文書處理、信件往返。此外,也還有開會討論、採買、場勘、跑委外廠商等需要付出實際體力的工作,若主催身兼多職,請務必考量自己是否有多的時間和足夠的體力。

4.社團經驗或參與任何活動相關團隊經驗(合本、企劃)

簡單來說,如果沒有擺過攤,可能會遺漏許多諸如社團資料、社團入場流程的細節,沒有做過合本,可能就會漏掉一些稿件邀稿的細節

5.聽取建議並自主獨立判斷的能力與負責的心

很多時候會碰上不得不下重大決策的突發事件,比如說:

(a)訂完場地後,A場地才說他們不喜歡同性戀,若發現場上可能很多同性戀刊物,他們有權臨時收回場地。這時候第一波DM已經發出去了,我要換到B場地然後再重新宣傳印DM嗎?還是要假裝沒這回事留在原場地但負擔被收回場地的風險?

(b)合本的作者在截稿日三周前來信臨時退出合本,合本作者減少一人,是要補齊合本作者數?還是直接抽掉頁面更改刊物頁數分配?

(c)活動的大會主力販售商品宣傳已經釋出,結果廠商出包貨品出不來,要找新廠商加錢趕件?還是直接放棄推出該項商品?是不是要改開發其他商品?

這些事情沒人可以幫主辦下決定,主辦責無旁貸,必須自己想答案,然後負起下決定後的責任。千萬不要預設立場「這怎麼可能發生!」因為上面的三件事就真的都發生過。
活動過程中很多時候也會碰到旁人給建議,切勿一意孤行,但也不要毫無主見地盲從,這分寸有點難拿捏,但這也是主辦需要做到的事。

6.態度

主催雖然掛著主催名稱,但說主催其實就是個打雜的,什麼都要做,而且在今天主催跳出來舉辦活動的時候,除了主催以外,沒有任何一個人理所當然要為這場活動出力
所以如果發生以下狀況,主催該做的是:

(a)擔心社團招收量不足,請拿著傳單在其他場次上邀請社團們(不是單純發傳單,而是需要對談)

(b)邀了繪者參加合本,請有禮地連絡並付稿費

(c)若招募了STAFF,請善待STAFF,如果無法給薪也請給予等值的報酬


7.接受批評的勇氣與改進的能力

不要想著「我絕對要辦一場完美的活動」,因為人無完人,也根本不可能有一場100%無缺點的活動。
凡事盡人事把事情做到最好,活動後如果有批評的聲音,請好好冷靜地分辨哪些該聽、那些不必聽,如果還會舉辦下一場的話,就記得改掉這些缺點。

舉例來說,我在第一次主辦活動後,看到的批評有:

(a)場內BGM曲目採用MAD歌讓部分參加者感到困惑「這跟米英有關嗎?」,解決方式是在第二次以後便配合特別企劃,將場內BGM曲目改為眾人推薦。

(b)原先揭露的場後寄物處營業時間比該網頁公告時間還短,解決方式是在以後在場勘同時一併場勘、確認可收貨的寄物處

此外,面對缺點的態度也與第六點的態度有關,今天若是有任何負評,應當負責的人會是主催,也應該由主催決定是否回覆,而不是STAFF,請事先告訴STAFF(或其他內部人員)將由主催統一處理所有負評,應對負評並不是他們的責任,讓STAFF安心。


8.人脈

一人難以成事,ONLY有太多東西需要準備,請確定主催擁有可以當參謀商量的親友,或是其他可以協助活動的朋友。當然,即使是朋友,也還是要記得維持良好的態度請益或拜託他人。

主催在具備上述條件後,我們就可以思考從哪個地方開始準備一場ONLY了。


首先,辦ONLY最重要的就在於來場人數

這不但關係到場次本身收益,也和參與社團的賣量有關。

影響來場人數的,絕對是該場的新刊率


請把讓社團能參與讓社團能出新刊作為最高考量來做策略思考,首要評估的項目就是:

1.可以招到多少攤位
2.辦在哪個時間可以讓社團生出新刊
3.活動會不會虧本

確認好上述事項,並做好承擔責任的決心後,接著建議從撰寫企劃書開始。
為什麼要撰寫企畫書?因為這份企劃書會幫助主辦整理這一大堆問題的解決方法:
我想要辦哪種類型的ONLY?辦ONLY的目標是什麼?想在什麼時候的哪裡辦?ONLY裡面要有多少特別企劃?該怎麼安排相關時程?等等。
我之前三場的企畫書架構大致如下:



企劃書的細節,下回再談。企劃書寫完後,建議使用類似PDCA的方式,以計畫→執行→評估→修正的循環,一邊做一邊修正。

至於在整個籌備流程可以利用的一些工具,我有使用:

  • DROPBOX:雲端分享各類文件,除了當文件備份外,也讓主辦團隊的資料同步共享變得很方便。重點在它可以很簡單讓所有人取得最新版本的檔案,比起mail,用他來統一管理檔案,對ONLY這種可能三不五時就會有人來編輯檔案的場合來說真的太棒了(以上感謝A‧S提供)

  • Google表單:大家都已經很清楚的蒐集資訊的利器
  • Evernote:分享文件非常方便,而且有助於搜尋文件,我其中一個資料夾就長得像這樣↓


  • EXCEL或試算表:製作甘特圖(用以追蹤準備工作之時程)以及計算預估成本收益

善用資訊工具可以省下不少時間。

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